Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen forteller om hvordan Ivolv samler inn og bruker personopplysninger.

Ivolv tilbyr konsulenttjenester. For at vi skal kunne gjøre jobben vår og oppfylle vårt formål, er vi avhengig av å benytte flere personopplysninger. Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Ivolv samler inn og bruker bestemte personopplysninger.

Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18, første avsnitt).

Behandlingsansvarlig
Ivolv, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert til andre i Ivolv, kommer det fram under hvert enkelt punkt. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret.

Nettbasert behandling av personopplysninger
Daglig leder har det daglige ansvaret for Ivolvs’s nettbaserte behandlinger av personopplysninger på www.ivolv.no, med mindre annet er oppgitt under. Det er frivillig for de som besøker nettsiden å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester som å motta nyhetsbrev, benytte kontakt oss og så videre. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

Microsoft er Ivolv’s databehandler, og er vår leverandør for drift av nettstedet. Samarbeidet er regulert av en databehandleravtale. Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettstedet, lagres på egne servere som driftes av leverandøren. Det er kun Ivolv og Microsoft som har tilgang til opplysningene som samles inn.

Nettstatistikk
Ivolv samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på ivolv.no. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker for å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. Vi samler først inn hele IP adressen, men IP-adressen avidentifiseres slik at bare de tre første gruppene i adressen brukes til å generere statistikk. Det vil si at dersom IP-adressen består av numrene 195.159.103.82, brukes bare 195.159.103.xx. I tillegg behandles IP-adressene på aggregert nivå, det vil si at all data slås sammen til en gruppe og ikke behandles individuelt.

Vi bruker analyseverktøyet Google Analytics på vårt nettsted. Informasjon fra dette verktøyet utleveres ikke fra Ivolv til andre aktører. Verktøyet er satt opp slik at informasjonskapsler ikke benyttes. Vi respekterer også innstillinger for ”Do Not Track” i brukerens nettleser (gjelder headerne X-Do-Not-Track og DNT). Funksjonen for Do Not Track er inkludert i de fleste nye nettlesere. Den kan alternativt legges inn av brukeren selv. Se egen side for mer informasjon om informasjonskapsler.

Søk
Ivolv lagrer informasjon om hvilke søkeord brukerne benytter. Formålet med lagringen er å gjøre informasjonstilbudet vårt bedre. Bruksmønsteret for søk lagres i vår database, og de blir bare lagret i aggregert form. Det er bare søkeordet som lagres og de kan ikke kobles til andre opplysninger om brukerne, slik som til IP-adressene.

Kundesystem
Det registreres ulike typer personopplysninger i kundesystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer og annen relevant informasjon til kundeforholdet. Ivolv behandler personopplysninger for å ivareta kundens interesser i forbindelse med leveranse av konsulenttjenester. Det registreres ulike typer personopplysninger i kundesystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer og annen relevant informasjon til kundeforholdet.
‍
E-post og telefon
Ivolv benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å ivareta kundenes interesser. Daglig leder har det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av salg og leveranseprosjekter journalføres i enkelte tilfeller.

Ivolv´s medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte ansatte er ansvarlig for å arkivere relevant e-post i digitale saksmapper tilhørende det enkelte prosjekt og ellers slette meldinger som ikke lenger er aktuelle. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Det sendes ikke sensitive personopplysninger med ukryptert e-post, uten kundens samtykke. I den utstrekning det er behov vil den enkelte ansatte i Ivolv kunne sende kryptert e post, for å unngå at risikoen for at opplysninger av mer sensitiv karakter skal komme på avveie. Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert, og oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vår telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, samt at den benyttes som grunnlag for statistikk på aggregert nivå. Komplett logg slettes etter ett år. I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som journalføres. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

Opplysninger om ansatte
Ivolv behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar i henhold til personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det er økonomi ansvarlig som har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.

Dessuten registreres det opplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon av inn- og utpasseringer og opplysninger om tilgangsstyring i IT-systemet. Opplysningene hentes fra de ansatte selv. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på våre nettsider.

Lagring av stillingssøknader
Alle stillingssøknader blir lagret hos Ivolv i ett år før de makuleres. Det er daglig leder som er ansvarlig for dette.

Unntak gjelder for alle tidligere og nåværende ansatte har en personalmappe i vårt arkivsystem. Her blir blant annet stillingssøknaden arkivert/oppbevart. Personalmapper skal bevares (det vil si at stillingssøknaden ikke blir slettet eller makulert). Personalmapper blir ryddet ved utløp av arbeidsforholdet.

Rettigheter
Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, første avsnitt. Ivolv har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler.

De som er registrert i et av Ivolv´s systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger Ivolv ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert. Vedkommende har som utgangspunkt også rett på å samtlige opplysninger om seg selv slettet, men det kan her forekomme unntak grunnet spesialreguleringer. Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

Kontaktinformasjon
Ta kontakt med oss om du har spørsmål om vår behandling av personopplysninger.
‍
E-post:  
Telefon:  
Postadresse: